DỰ ÁN CẢI TIẾN NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH FAST AND CLEAN VIỆT NAM

16 Tháng Tư 2021

Dịch Covid-19 từ cuối 2019 xuất hiện và diễn biến phức tạp đã ảnh hưởng đến mọi mặt của đời sống và hầu hết các doanh nghiệp. Trước bối cảnh khó khăn bởi dịch Covid 19, Trung tâm Đào tạo (QTC) phối hợp Viện năng suất Việt Nam VNPi triển khai Dự án “Hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp phục hồi tăng trưởng năng suất trong và sau dịch Covid-19 thông qua hướng dẫn thực hành các giải pháp  cải tiến năng suất, chất lượng dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin”, thuộc chương trình Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam do Bộ Khoa học và Công nghệ chủ trì.

Công ty TNHH Fast and Clean Việt Nam là một trong những doanh nghiệp được thụ hưởng từ dự án hỗ trợ này. Thành lập từ 2017, chuỗi cửa hàng dịch vụ giặt sấy Fast and Clean là một thương hiệu start up tiên phong khởi xướng phong trào giặt sấy xanh. Fast and Clean ra đời theo sự phát triển của xã hội – là xu thế mới của cuộc sống văn minh, giúp giảm thiểu bệnh hô hấp do phơi quần áo và góp phần tạo cảnh quan nhà cửa đẹp hơn. Fast and Clean được đầu tư hệ thống máy móc mới 100% công nghệ hiện đại, phát triển nóng gần 3 năm với hệ thống 11 cửa hàng dịch vụ tại nhiều vị trí đẹp trong các quận nội thành Hà Nội.

Khi đại dịch Covid-19 tràn tới Việt Nam từ đầu 2020, cũng như phần lớn các đơn vị cung cấp dịch vụ, Fast and Clean đối mặt với tình trạng kinh doanh khó khăn. Những nguyên nhân chính là tiêu dùng sụt giảm do ảnh hưởng bởi kinh tế, khách du lịch vắng bóng, tâm lý lo ngại về vấn đề lây lan virus, cũng như ảnh hưởng bởi các đợt giãn cách xã hội. Trước những vấn đề đó, doanh nhân trẻ Trần Ngọc Lan Phương – người sáng lập chuỗi cửa hàng Fast and Clean – trăn trở: “thay đổi hay là chết”. Muốn tồn tại được, trước khi có cơ hội phát triển, công ty cần cải tổ lại định hướng chiến lược, thay đổi cách thức quản lý để vừa giảm chi phí vận hành, vừa phục vụ tốt yêu cầu của khách hàng.

Dựa trên khảo sát thực trạng sơ bộ bằng phần mềm Vipa và khảo sát chuyên sâu bằng bộ chỉ số Vipro cung cấp bởi Viện Năng suất Việt Nam – thực hiện bởi Trung tâm Đào tạo (QTC) – trong khuôn khổ dự án triển khai, Fast and Clean đã ứng dụng mô hình Balance Score Card (BSC) để tái cơ cấu định hướng chiến lược kinh doanh; đồng thời, hoạch định và chọn lựa các giải pháp chuyển đổi số trong hoạt động quản lý.

Để định vị lại thương hiệu và phân khúc khách hàng mục tiêu, Fast and Clean đã phân tích bối cảnh theo mô hình SWOT để đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Đây là cơ sở để phát huy các điểm mạnh và tận dụng cơ hội, đồng thời loại bỏ các hoạt động mang nhiều thách thức rủi ro nhưng lại là điểm yếu của Fast and Clean. Trên cơ sở các phân tích này, Fast and Clean đã ứng dụng mô hình Balance Score Card (BSC) để hoạch định chiến lược hoạt động. Các khía cạnh hoạch định theo BSC bao gồm: tài chính, khách hàng mục tiêu, quá trình nội bộ và học tập phát triển.

Với  khía cạnh khách hàng theo mô hình BSC, Fast and Clean hoạch định hướng tới phân khúc cận cao cấp – phân khúc ít chịu sự ảnh hưởng bởi suy thoái kinh tế trong thời kỳ dịch Covid 19. Do đó, một số cửa hàng tuy có vị trí tại khu vực có mật độ dân cư rất lớn nhưng kết quả kinh doanh lại không hiệu quả, cần phải đóng cửa do doanh thu thấp hoặc biến động lớn theo các mùa trong năm. Để định vị hướng tới phân khúc khách hàng cận cao cấp, khía cạnh “quá trình nội bộ” và “học tập phát triển” trong mô hình BSC được Fast and Clean xác định và cần các giải pháp để thực hiện, đó là:

-       Nhận diện định vị thương hiệu, thiết lập mô hình chuẩn cơ sở vật chất và hạ tầng hướng tới phân khúc cận cao cấp, tiến tới định hướng franchising trong vòng 2 năm tới.

-       Đầu tư yếu tố công nghệ: giặt sấy hiện đại, khách hàng có thể nhanh chóng lấy đồ giặt của mình trong vòng 2 giờ đồng hồ, đây là ưu điểm vượt trội và duy nhất chỉ có tại Fast and Clean. Công nghệ hút bụi vải trong quá trình sấy tiên tiến nhất của LG Hàn Quốc, quần áo sau khi sấy sẽ mềm mại hơn so với cách sấy thông thường mà không cần dùng đến hoá chất mềm vải.

-       Xây dựng chuẩn giao tiếp ứng xử của nhân viên thông qua huấn luyện đào tạo, tạo sự trải nghiệm thân thiện, nhiệt tình và chuyên nghiệp đối với khách hàng.

-       Ứng dụng các giải pháp chuyển đổi số trong công tác quản lý, nhằm mục tiêu tiết giảm chi phí, quản lý tình trạng và tiến độ thực hiện đơn hàng đối với dịch vụ giặt sấy đồ đắt tiền của khách hàng.

Tháng 9 năm 2020, sau các cuộc tìm hiểu các ứng dụng trên thị trường, Fast and Clean đã ký hợp đồng lựa chọn Ipos Manager để quản lý bán hàng và Base Process để số hoá hoạt động quản lý tiến độ thực hiện đơn hàng đối với dịch vụ cao cấp giặt sấy riêng theo yêu cầu. Trước đây, việc giao nhận 2 chiều giữa khách hàng với cửa hàng, giữa với cửa hàng với xe vận chuyển, giữa xe vận chuyển với xưởng giặt sấy đều thực hiện ghi chép thủ công kết hợp trao đổi thông tin qua nhóm chát mạng xã hội. Cách làm như vậy gây tốn công sức, mất nhiều thời gian truy cập thông tin khi cần thiết, thông tin thiếu cập nhật và thường thì mất kiểm soát do “trôi” tin nhắn. Fast and Clean đã thiết kế lại quy trình thực hiện theo 5WH (What – When – Who – Where – How), đưa quy trình vào Base Process để tạo luồng thông tin giao nhận, báo cáo. Đồng thời tập huấn nhân viên tuân thủ thực hiện nghiệp vụ.

QTC-FC1

Ảnh – Hệ thống máy giặt sấy hiện đại, được đầu tư mới 100% tại chuỗi cửa hàng Fast and Clean

 Các giải pháp này đã mang lại hiệu quả cho Fast and Clean:

-          Tình trạng đơn hàng khi giao nhận, tránh thất lạc, hư hỏng. Tỉ lệ phản hồi khiếu nại về thất lạc, hư hỏng và giao hàng trễ đã giảm tới 80% so với trước đây. Khách hàng hoàn toàn yên tâm gửi gắm những món đồ thời trang đắt tiền tại Fast and Clean.

-          Người quản lý ngay tức thì có thể biết đơn hàng đang ở giai đoạn xử lý nào và ước chừng tổng thời gian thực hiện so với cam kết với khách hàng.

-          Thời gian thực hiện tại từng khâu so với tiêu chuẩn yêu cầu, từ đó xác định được khâu nào có hiệu suất xử lý kém để tập trung cải tiến.

-          Năng lực thực hiện của từng cửa hàng, nhân viên … làm cơ sở dữ liệu cho việc hoạch định đào tạo, thưởng doanh số.

-          Doanh thu thống kê tức thì của từng loại dịch vụ, tại từng cửa hàng theo khung giờ trong ngày, theo ngày trong tuần, theo các tháng trong năm; từ đó xác định được xu hướng sử dụng dịch vụ của khách hàng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với yêu cầu.

Cuối 2020, Fast and Clean cũng bắt đầu xây dựng ứng dụng FnC App. Khách hàng có thể tải trên 2 nền tảng CH Play hoặc Apple Store để dùng thử nghiệm bản Beta. Đây là ứng dụng hỗ trợ đặt lịch hẹn, yêu cầu dịch vụ riêng, tích điểm ưu đãi cho khách hàng thân thiết, thanh toán, v.v… nhằm đem lại trải nghiệm tiện lợi cho khách hàng.

Ra đời theo sự phát triển của dịch vụ đa ngành nghề, với sứ mệnh tạo ra xu hướng sử dụng những dịch vụ an toàn, tiện ích, giải phóng sức lao động để có nhiều thời gian dành cho bản thân, gia đình, người thân hơn.

QTC-FC2

Dịch vụ giặt tẩy diệt khuẩn giày được nhiều khách hàng tin tưởng tại Fast and Clean.

QTC-FC3

Dịch vụ giặt là xanh Fast and Clean không chỉ bảo vệ môi trường mà còn có thêm nhiều thời gian cho những người phụ nữ bận rộn

 Qua dự án này, Fast and Clean rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm từ thực tiễn như sau: Một là, phải có sự quyết liệt, cam kết dẫn dắt và chỉ đạo sát sao của Ban giám đốc, lôi kéo sự đồng lòng tham gia của mọi thành viên trong đội nhóm cải tiến cũng như sự hỗ trợ từ những thành viên khác trong doanh nghiệp. Hai là, chuyển đổi số đòi hỏi đầu tư cả cơ sở hạ tầng nền tảng CNTT và đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư về chi phí và nhân sự để tiếp thu công nghệ. Ba là, cải tiến là công việc nội sinh, mỗi ngừoi thấy cần phải thay đổi, và mong muốn thay đổi để trở thành phiên bản tốt hơn mỗi ngày. Muốn người lao động tham gia hoạt động cải tiến, phải cho họ thấy lợi ích mang lại cho chính họ, cho doanh nghiệp. Khi đó họ sẽ tích cực tham gia.

 Trần Tuấn Anh

Trung tâm Đào tạo – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng