Hệ phương pháp cải tiến quy trình Lean Six Sigma

12 Tháng Ba 2015

I. Giới thiệu chung

Six Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức 3,4 lỗi trên mỗi triệu khả năng gây lỗi bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong các quy trình kinh doanh. Trong việc định nghĩa khuyết tật, Six Sigma tập trung vào việc thiết lập sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng và vì thế có tính định hướng khách hàng rất cao.

what-is-LSS

Lean Six Sigma không phải là một hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, hay là một hệ thống chứng nhận chất lượng. Thay vào đó, đây là một hệ phương pháp giúp giảm thiểu khuyết tật dựa trên việc cải tiến quy trình. Đối với đa số các doanh nghiệp Việt Nam, điều này có nghĩa là thay vì tập trung vào các đề xướng chất lượng vốn ưu tiên vào việc kiểm tra lỗi trên sản phẩm, hướng tập trung được chuyển sang cải thiện quy trình sản xuất để các khuyết tật không xảy ra.

Một số chủ đề chính của Lean Six Sigma được tóm lược như sau:
• Tập trung liên tục vào những yêu cầu của khách hàng;
• Sử dụng các phương pháp đo lường và thống kê để xác định và đánh giá mức dao động trong quy trình sản xuất và các qui trình quản lý khác;
• Xác định căn nguyên của các vấn đề;
• Nhấn mạnh việc cải tiến quy trình để loại trừ dao động trong quy trình sản xuất hay các qui trình quản lý khác giúp giảm thiểu lỗi và tăng sự hài lòng của khách hàng;
• Quản lý chủ động đầy trách nhiệm trong việc tập trung ngăn ngừa sai sót, cải tiến liên tục và không ngừng vươn tới sự hoàn hảo;
• Phối hợp liên chức năng trong cùng tổ chức;
• Thiết lập những mục tiêu rất cao.

II. Đối tượng áp dụng

Mặc dù Lean Six Sigma thường được áp dụng chủ yếu để giảm thiểu khuyết tật trong quy trình sản xuất, phương pháp tương tự cũng được sử dụng để cải tiến các quy trình kinh doanh khác. Cụ thể như:

• Tìm ra biện pháp để gia tăng công suất của thiết bị;
• Cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hẹn;
• Giảm thời gian quy trình tuyển dụng và huấn luyện nhân viên mới;
• Cải thiện khả năng dự báo bán hàng;
• Giảm thiểu sai sót về chất lượng và giao nhận với các nhà cung cấp;
• Cải thiện công tác hậu cần và lập kế hoạch;
• Cải thiện chất lượng dịch vụ cho khách hàng.v.v…

Do đó, mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu thúc đẩy hoạt động cải tiến để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc đều có thể tiến hành nghiên cứu và thực hiện áp dụng Lean Six Sigma.

III. Lợi ích

- Chi phí sản xuất giảm
- Chi phí quản lý giảm
- Sự hài lòng của khách hàng gia tăng
- Thời gian chu trình giảm
- Giao hàng đúng hẹn
- Dễ dàng hơn cho việc mở rộng sản xuất
- Kỳ vọng cao hơn
- Những thay đổi tích cực trong Văn hóa của Tổ chức

IV. Các bước triển khai

Hệ phương pháp Six Sigma dựa trên tiến trình mang tên DMAIC: Define (Xác Định), Measure (Đo Lường), Analyze (Phân Tích), Improve (Cải Tiến) và Control (Kiểm Soát).

Tiến trình DMAIC là trọng tâm của các dự án cải tiến quy trình Lean Six Sigma. Các bước sau đây giới thiệu quy trình giải quyết vấn đề mà trong đó các công cụ chuyên biệt được vận dụng để chuyển một vấn đề thực tế sang dạng thức thống kê, xây dựng một giải pháp trên mô hình thống kê rồi sau đó chuyển đổi nó sang giải pháp thực tế.

1. Xác định – Define (D)

Mục tiêu của bước Xác Định là làm rõ vấn đề cần giải quyết, các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Các mục tiêu của một dự án nên tập trung vào những vấn đề then chốt liên kết với chiến lược kinh doanh của công ty và các yêu cầu của khách hàng. Bước Xác Định bao gồm:

• Xác định các yêu cầu của khách hàng có liên quan đến dự án cải tiến. Các yêu cầu được làm rõ từ phía khách hàng được gọi là các đặc tính Chất Lượng Thiết Yếu (Critical-to-Quality);
• Xây dựng các định nghĩa về khuyết tật càng chính xác càng tốt;
• Tiến hành nghiên cứu mốc so sánh (thông số đo lường chung về mức độ thực hiện trước khi dự án cải tiến bắt đầu);
• Tổ chức nhóm dự án cùng với người đỡ đầu (Champion);
• Ước tính ảnh hưởng về mặt tài chính của vấn đề;
• Chấp thuận của lãnh đạo cấp cao cho tiến hành dự án.

2. Đo lường – Measure (M)

Mục tiêu của bước Đo Lường nhằm giúp hiểu tường tận mức độ thực hiện trong hiện tại bằng cách xác định cách thức tốt nhất để đánh giá khả năng hiện thời và bắt đầu tiến hành việc đo lường. Các hệ thống đo lường nên hữu dụng, có liên quan đến việc xác định và đo lường nguồn tạo ra dao động. Bước này gồm:

• Xác định các yêu cầu thực hiện cụ thể có liên quan đến các đặc tính Chất Lượng Thiết Yếu (CTQ);
• Lập các sơ đồ quy trình (process map) liên quan với các yếu tố đầu vào (Input/X) và đầu ra (Output/Y) được xác định mà trong đó, ở mỗi bước của quy trình, cần thể hiện mối liên kết của các tác nhân đầu vào có thể tác động đến yếu tố đầu ra;
• Lập danh sách của các hệ thống đo lường tiềm năng;
• Phân tích khả năng hệ thống đo lường và thiết lập mốc so sánh về năng lực của quy trình;
• Xác định khu vực mà những sai sót trong hệ thống đo lường có thể xảy ra;
• Tiến hành đo lường và thu thập dữ liệu các tác nhân đầu vào, các quy trình và đầu ra;
• Kiểm chứng sự hiện hữu của vấn đề dựa trên các hệ thống đo lường;
• Làm rõ vấn đề hay mục tiêu của dự án.

3. Phân tích – Analyze (A)

Trong bước Phân Tích, các thông số thu thập được trong bước Đo Lường được phân tích để các giả thuyết về căn nguyên của dao động trong các thông số được tạo lập và tiến hành kiểm chứng sau đó. Chính ở bước này, các vấn đề kinh doanh thực tế được chuyển sang các vấn đề trên thống kê, gồm có:

• Lập giả thuyết về căn nguyên tiềm ẩn gây nên dao động và các yếu tố đầu vào thiết yếu (X);
• Xác định một vài tác nhân và yếu tố đầu vào chính có tác động rõ rệt nhất; và
• Kiểm chứng những giả thuyết này bằng phân tích Đa Biến (Multivariate).

4. Cải tiến – Improve (I)

Bước Cải Tiến tập trung phát triển các giải pháp nhằm loại trừ căn nguyên của dao động, kiểm chứng và chuẩn hoá các giải pháp. Bước này bao gồm:

• Xác định cách thức nhằm loại bỏ căn nguyên gây dao động;
• Kiểm chứng các tác nhân đầu vào chính;
• Khám phá mối quan hệ giữa các biến số;
• Thiết lập dung sai cho quy trình, còn gọi là giới hạn trên và dưới của các thông số kỹ thuật hay yêu cầu của khách hàng đối với một quy trình nhằm đánh giá mức độ đáp ứng của một đặc tính cụ thể, và nếu quy trình vận hành ổn định bên trong các giới hạn này sẽ giúp tạo ra sản phẩm hay dịch vụ đạt chất lượng mong muốn;
• Tối ưu các tác nhân đầu vào chính hoặc tái lập các thông số của quy trình liên quan.

5. Kiểm soát – Control (C)

Mục tiêu của bước Kiểm Soát là thiết lập các thông số đo lường chuẩn để duy trì kết quả và khắc phục các vấn đề khi cần, bao gồm cả các vấn đề của hệ thống đo lường. Bước này bao gồm:

• Hoàn thiện hệ thống đo lường;
• Kiểm chứng năng lực dài hạn của quy trình;
• Triển khai việc kiểm soát quy trình bằng kế hoạch kiểm soát nhằm đảm bảo các vấn đề không còn tái diễn bằng cách liên tục giám sát những quy trình có liên quan.