Áp dụng tích hợp các Hệ thống quản lý, hướng đi cho các doanh nghiệp đang phải đồng thời áp dụng nhiều hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn khác nhau.

2 Tháng Một 2019

Tại nhiều doanh nghiệp, số lượng các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế đang phải duy trì áp dụngđã tăng lên đáng kể trong những năm gần đâyĐiều này phản ánh những bối cảnh và môi trường hoạt động ngày càng phức tạp. Công cuộc theo đuổi, tìm hướng cải tiến liên tục, nâng cao năng suất chất lượng đã thúc đẩy nhu cầu doanh nghiệp thiết kế hệ thống quản lý hiệu quả, mau lẹ và tích hợp, sử dụng một hệ thống quản lý duy nhất để quản lý toàn bộ các quá trình có liên quan tới các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO hoặc các tiêu chuẩn có liên quan khác nhằm đáp ứng các mục tiêu của tổ chức và đáp ứng các bên liên quan.

Hiện nay, hầu hết các Doanh nghiệp áp dụng đồng thời hơn 01 hệ thống quản lý và các công cụ cải tiến năngsuất chất lượngnhằm kiểm soát các khía cạnh hoạt động khác nhau của Doanh nghiệp. Trước đây, những hệ thống quản lý (như hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống Quản lý môi trường ISO 14001, quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS, hệ thống quản lý an ninh thông tin ISO/IEC 27001, hệ thống quản lý an thực phẩm ISO 22000/ HACCP…) thường được xây dựng và triển khai riêng biệt, độc lập với nhau. Tuy nhiên, theo nguyên tắc vận hành của các tiêu chuẩn này thì về cơ bản tất cả các hệ thống quản lý đều có phương pháp tiếp cận chung và có thể được kiểm soát, vận hành và áp dụng theo một cách tích hợp. Hiện nay, trong nước và thế giới đều đã có xu hướng tích hợp cho các Hệ thống quản lýnày mà không xây dựng riêng rẽ từng hệ thống như trước.

Hệ thống quản lý tích hợp cấu thành chung cho tất cả các hệ thống bao gồm chính sách, mục tiêu, các nguồn lực (nhân lực, cơ sở vật chất và thiết bị …) và các quá trình đào tạo, trao đổi thông tin, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo và áp dụng trong toàn bộ tổ chức.Do vậy, khi Doanh nghiệp đã tích hợp các Hệ thống quản lý thành một Hệ thống chung và duy nhấtthì việc triển khai duy trì áp dụng Hệ thống quản lýsẽ giúp Doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực, mang lại các lợi ích như:

-      Tạo ra sựvàthống nhất quản lý các hoạt động

-      Xác định được hiệu quả công tác quản lý một cách toàn diện

-      Tiết kiệm thời gianvà chi phí

-      Tránh lặp lại các quá trình giống nhau, chồng chéo trong phân công công việc

-      Giảm cácquytrình, quy định, các biểu mẫu bịtrùng lặp mục đích

-      Giảm việc lúng túng trong quá trình thực hiện

-      Giảm chi phí đánh giá

-      Giảm nhẹ bộ máy quản lý

-      Tận dụng nguồn lực sẵn có

Để tích hợp, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước theo chu trình PDCA như sau:

Lập kế hoạch - Plan  Thực hiện - Do Kiểm tra - Check Khắc phục - Act
Xác định yếu tố cần quản lý, liên kết với bối cảnh của tổ chức, rủi ro, cơ hội Xác định các quá trình và trách nhiệm cần thiết để đạt được mục tiêu Xây dựng phương pháp đo lường tính hiệu quả Thiết lập và áp dụng quá trình để liên tục cải tiến
Xác định các bên liên quan tới yếu tố cần quản lý Cung cấp nguồn lực cần thiết Xác định biện pháp kiểm soát sự không phù hợp và loại bỏ nguyên nhân
Xác định các yêu cầu và mong đợi của bên liên quan Chuẩn hóa các Quy trình triển khai quá trình theo định hướng
Thiết lập Chính sách và Mục tiêu cần đạt tới

 

Ví dụ tổchức tiêu chuẩn hoá Quốc tế ISO ban hành tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015vào năm 2015theo một mẫu khung có cấu trúc tương đồng gồm 10 điều khoản, với mục đích giúp cho Doanh nghiệp dễ dàng tích hợp nhiều hệ thống vào làm một hệ thống duy nhất.  Do vậy, Doanh nghiệp có thể tích hợp những hệ thống tài liệu chung, ví dụ tham khảonhư sau:

-       Phạm vi áp dụng hệ thống quản lýchất lượng và môi trường

-       Chính sách chất lượngvà môi trường

-       Mục tiêu chất lượngvà môi trường

-       Kế hoạch triển khai mục tiêu chất lượngvà môi trường

-       Vănbảnxem xét bối cảnh, nhậndiện, phân tích các rủi ro, cơ hội và cách thức kiểm soát rủi ro, cơ hội

-       Quytrìnhkiểm soát thông tin dạng văn bản(tài liệu và hồ sơ)

-       Quytrìnhđánh giá nội bộhệ thống quản lý chất lượng và môi trường

-       Quytrìnhkiểm soát đầurakhông phù hợp

-       Quytrìnhxem xét của lãnh đạovề hệ thống quản lý chất lượng và môi trường

-       Quyđịnhthu thập vàphân tích dữ liệuchất lượng và môi trường

-       Quytrình đào, năng lực và nhận thức

Do vậy, theo chương trình quốc gia:“Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”của Chính Phủ, Bộ KHCN đã quyết định phê duyệt nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng hệ thống quản lý tích hợp và công cụ cải tiến năng suất chất lượng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại khu vực miền Bắc”, mã số: 03.6/2017 – DA2 và giao cho Trung tâm đào tạo nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tổ chức thực hiệntừ tháng 1 năm 2017 đến tháng 12 năm 2018. Trong khuôn khổ của Chương trình này, 30 Doanh nghiệpđã được hỗ trợáp dụnghệ thống quản lý tích hợp và công cụ cải tiến năng suất chất lượng. Trong đó, các doanh nghiệp này được hỗ trợ đào tạo và tư vấn tích hợp hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 với các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn khác, bao gồm: hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2015, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000/ HACCP, hệ thống quản lý an toàn thông tin theo ISO /IEC 27000:2013. Toàn bộ 30 doanh nghiệp đều đăng ký áp dụng duy trì 5S. Đây được coi là công cụ nền tảng trong hoạt động cải tiến năng suất chất lượng của doanh nghiệp. Việc duy trì áp dụng 5S cũng hỗ trợ các doanh nghiệp thực thi tốt hơn và kiểm soát tốt hơn các hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 và hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000/ HACCP.

Để góp phần thúcđẩy phong trào năng suất chất lượng, cũng như chia sẻ kinh nghiệm triển khai, đơn vị chủ trì làTrung tâm Đào tạo, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã tổ chức hội thảo tổng kết quá trình thực hiện, đánhgiá kết quả, hiệu quả thực hiện. Hội thảo đã thực hiện ngày 24/10/2018 tại TP. Bắc Ninh. Hội thảo cũng chia sẻ về phương pháp cũng như kinh nghiệm xây dựng hệ thống quản lý tích hợp. Một số doanh nghiệp điển hình cũng đã có bài trình bày chia sẻ về kêt quả và hiệu quả triển khai như Công ty CP Nhựa Thái Bình Dương, Công ty CP Cơ khí chính xác Smart Việt Nam. Các doanh nghiệp này cũng đang từng bước ứng dụng hệ thống ISO online để giảm thiểu phát sinh giấy tờ, ứng dụng công nghệ tự động hoá và chương trình hoạch định nguồn lực ERP để bắt kịp xu thế của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Đây có thể coi là doanh nghiệp điểm để tạo phong trào động lực, thúc đẩy các doanh nghiệp khác học tập kinh nghiệm thực hiện.

Picture1

Ảnh – Ông Lê Minh Tâm – PGĐ Trung tâm Đào tạo trình bày về phương pháp và kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại hội thảo

Trần Tuấn Anh